MÈTODE DE GESTIÓ PERSONAL GTD

Al blog de Santiago Moll "Justifica tu respuesta" hem trobat un interessant article que parla d'un mètode per gestionar millor la nostra feina i el nostre temps. Compartim un apartat de l'article.


Quina és la clau del mètode GTD?

El mètode GTD facilita que la teva ment s'alliberi de les tasques que tens pendents, és a dir, les tasques que et falten per realitzar desapareixen de la teva ment i es guarden en altres llocs que més endavant explicaré. Aquest fet és el gran valor del mètode GTD, ja que quan treballes en alguna cosa no tens la necessitat de recordar el que encara tens pendent.


Els 5 principis del mètode GTD.

1. Recopilar. En aquest primer principi del que es tracta és de buidar les tasques que tens en ment. Per a David Allen com més informació emmagatzemes més temps trigues a gestionar-la correctament. Hi ha tasques que senzillament pots posar en llistes i oblidar-te d'elles per a centrar-te en altres. Així evites que en el teu cap es reprodueixin tasques que has de realitzar a curt, mitjà o llarg termini. Les reproduccions d'idees no fan més que disminuir la teva feina i, per tant, la teva productivitat. En aquest sentit David Allen parla de dipositar la informació a "cubs", "caixes", "cistelles" o, el que vindria a ser el mateix:

Subcarpetes en correus electrònics (gmail)
llibretes
agendes electròniques

Aquests llocs d'emmagatzematge són els que et permeten buidar la teva ment. A més, compten amb l'avantatge que pots recórrer a ells quan vulguis sabent que en un instant tindràs la informació a la teva disposició. David Allen recomana que almenys un cop per setmana revisis aquests llocs d'emmagatzematge i els tinguis tan actualitzats com sigui possible per evitar una excessiva acumulació d'informació.

2. Processar. Un cop aconsegueixes tenir totes les teves tasques degudament recopilades, és quan comença la segona fase del mètode GTD que consisteix a processar la informació emmagatzemada. Serà en aquesta segona fase on hauràs de prendre les següents decisions:

Eliminar la tasca
Realitzar la tasca
Delegar la tasca
Posposar la tasca
A més d'aquestes decisions, David Allen també té en compte aquests procediments:

Tota tasca que comenci s'ha de fer des del principi.
No realitzar mai dues tasques alhora.
Evitar en la mesura del possible posposar a reprogramar una tasca.
La regla dels dos minuts.

Una de les màximes del mètode GTD té a veure amb les tasques que requereixen per a la seva realització una curta durada. En el teu treball hi ha moltes tasques d'aquest tipus. Doncs bé, si la tasca que se't presenta té una durada de menys de dos minuts, has de realitzar a l'instant. És més, has de realitzar-la i finalitzar-la perquè deixi d'ocupar espai en la teva ment o hagis emmagatzemar-la en algun dels cubs d'informació. Aquestes tasques aplicades a l'àmbit docent podrien ser:

Posar les notes d'una activitat a la teva llibreta
Trucar a una família
Escriure una nota a l'agenda del teu alumnes
Completar la programació d'aula d'aquest dia
Enviar una notificació a un altre company per correu
Respondre un correu electrònic que demani tan sols una verificació sobre algun aspecte en concret
Passar l'acta d'una entrevista amb les famílies

3. Organitzar. Totes aquelles tasques que ja no estan en la teva ment, sinó recopilades i processades en cubs d'informació d'emmagatzematge de tasques necessiten d'una organització per a dur-se a terme amb èxit. Sobre això, David Allen en el seu mètode GTD insisteix en la importància de la creació de llistes, unes llistes que ell divideix en les següents categories o grups:

Properes accions. En aquest grup es tracta d'anticipar les conseqüències que una tasca comporta per si mateixa, és a dir, del que es tracta és d'anticipar quina tasca vindrà després de la realització d'una tasca. Per exemple, a la tasca redactar la programació del curs requerirà més endavant la signatura dels membres del departament i el lliurament de la programació a l'equip directiu en el termini assenyalat. És molt important en aquest sentit no visualitzar tan sols la primera tasca, sinó conèixer quines seran les properes accions que una tasca comporta en si mateixa. Aquest tipus de tasques es poden dividir per contextos o situacions com a centre escolar, casa, correu electrònic, telèfon, notes ...
Projectes. David Allen crida projecte a tota tasca que requereix més d'una acció per dur-la a terme. Aquestes tasques inacabades i que tenen una relativa durada en el temps han de ser revisades de forma periòdica per permetre, precisament, que avancin i no s'estanquin. En l'àmbit escolar són relativament freqüents i no sempre es gestionen degudament, ja que els terminis de realització no sempre es respecten. Aquests projectes són propis dels equips directius o també es gestionen en les reunions de departament o el les anomenades Comissions de Coordinació Pedagògica on assisteixen els caps de departament i membres de l'equip directiu.
Tot esperant. Es tracta d'una tasca que no fas tu, sinó que ha estat delegada a una altra persona. Encara que no tinguis el control per a la realització de la tasca, sí que és fonamental establir uns paràmetres de control o recordatoris perquè la tasca en qüestió es dugui a terme. En els centres escolars aquest tipus de tasques es poden relacionar amb tallers o activitats extraescolars, en què el personal aliè al centre és l'encarregat de l'activitat.
Algun dia / potser. Es tracta d'una llista de tasques de les que ets conscient que no pots fer a curt o mitjà termini per diverses raons. En l'àmbit docent podria estar relacionat, per exemple, amb l'aprenentatge d'una nova llengua o d'alguna eina de caràcter tecnològic (aprendre a programar).
La importància de la simplicitat.

Una altra de les màximes del mètode GTD és la simplicitat a l'hora d'organitzar les tasques. Com més simple sigui la forma d'organitzar-se, més efectiva serà la tasca que tinguis entre mans. Per aquest motiu, de vegades, sigui més efectiu un mètode que coneguis i dominis que un altre que requereixi d'un cert aprenentatge. Pot ser més efectiu anotar una tasca en un paper o llibreta de fer amb una aplicació d'un dispositiu electrònic, per posar algun exemple.

L'ús del calendari.

El mètode GTD només recomana l'ús del calendari únicament per a les tasques que estan prefixades per endavant. En l'àmbit escolar són les que solen venir definides en el calendari escolar com, per exemple:
claustres
Reunions d'avaluació
Dia d'entrega de notes
Reunions d'equips docents
Reunió amb les famílies a l'inici de curs

 4. Fer. Un dels aspectes que més m'ha cridat l'atenció del mètode GTD és posar especial èmfasi en alguna cosa que em sembla fonamental i en el qual és fàcil caure. Em refereixo al fet d'invertir més temps a organitzar les tasques que en fer-les. El fet de dedicar molt de temps a la gestió de tasques fa que aquestes tasques costin cada vegada més dur-les a terme ja que s'inverteix una energia considerable en la seva preparació. Cal fer el possible per arribar el més fresc possible a la realització de la tasca perquè aquesta surti satisfactòriament.

5. Revisar. El major error que pots cometre a l'hora de dur a terme els teus tasques és no revisar amb assiduïtat. David Allen proposa que sempre que sigui possible les tasques a realitzar es revisin diàriament. La revisió de les tasques és una actuació essencial a l'hora de valorar la teva productivitat perquè és la revisió la que et permet abordar les tasques i evitar el que s'anomena la procrastinació. Al respecte del terme procrastinació, et recomano la lectura de l'article Procrastinació docent o deixar per demà el que hauries de fer avui. David Allen dóna una importància enorme a la revisió de les tasques perquè això implica una disciplina i un compromís amb les tasques racionades amb el teu treball. Sense revisió el més probable és que les tasques es vagin acumulant i alguna d'elles deixi de realitzar-se.

FONT: Justifica tu respuesta